Manual de usuario
Cómo se descuenta el stock (la regla de oro)
Qué inventario baja cuando vendes, cuándo baja y por qué nunca se descuenta dos veces. Si lees una sola página de este manual, que sea esta.
El sistema maneja dos tipos de inventario: insumos (ingredientes: pollo, arroz, aceite, limones…) y productos con stock (lo que se vende: una gaseosa, una porción de salsa ya preparada…). Todo producto de la carta cae en uno de tres casos. Saber en cuál está cada plato es lo que hace que tu inventario cuadre.
Primero: dos decisiones al crear un producto
En Productos, cada producto tiene un Tipo y cada presentación tiene el interruptor Controlar stock.
Transformado
Se prepara antes de venderse con insumos: ceviche, lomo saltado, un cóctel, una pizza.
No transformado
Se compra para vender tal cual: gaseosa, cerveza, agua, chocolates, envasados.
Los tres casos
Caso A · No transformado (gaseosas, cervezas, envasados)
Compras la botella, la vendes la botella. El stock vive en el propio producto.
- Activa Controlar stock en su presentación y define el stock mínimo.
- No necesita receta.
Caso B · Transformado con receta del POS (plato que se prepara al momento)
Lomo saltado, ceviche, hamburguesa… se cocinan cuando el cliente los pide. El plato no tiene stock propio; tiene una receta con sus insumos (ver Productos → Receta / insumos).
Receta de un Lomo saltado: 200 g de lomo, 100 g de cebolla, 50 g de tomate, 250 g de arroz. Si vendes 3 lomos, el sistema descuenta 600 g de lomo, 300 g de cebolla, 150 g de tomate y 750 g de arroz en el momento de la venta.
La receta puede incluir otras preparaciones (por ejemplo, “Salsa de ají” como ingrediente del plato). También los extras (toppings) descuentan sus propios insumos cuando el cliente los elige, y en las promociones cada opción que elige el cliente descuenta lo suyo.
Caso C · Transformado con receta técnica de Producción (se prepara por tandas)
Salsa huancaína, caldo base, masa de pizza, pollo marinado, postres… Se preparan antes, en cantidad, y se van vendiendo o usando durante el día. Aquí cambia el momento del descuento:
Una tanda de Salsa huancaína usa 2 kg de ají amarillo, 1 kg de queso, 1 litro de leche y galletas; rinde 40 porciones.
- Al terminar la orden de producción: bajan los insumos (ají, queso, leche, galletas) y suben +40 porciones de salsa con su lote, vencimiento y costo real.
- Al vender una porción en el POS: baja 1 porción de salsa. Los insumos NO se vuelven a descontar, porque ya salieron al producir.
Al crear una receta técnica en Producción → Recetas, el sistema activa solo el control de stock de esa preparación (Controlar stock) y cada tanda queda registrada como un lote con vencimiento. Si quieres volver a que se descuente por receta del POS, hay que quitar la receta técnica (el sistema te lo impide si aún hay stock o producciones abiertas, para no dejar inventario “sin dueño”).
Resumen para decidir en 10 segundos
| ¿Qué es el producto? | Configuración | ¿Qué baja al vender? | ¿Cuándo bajan los insumos? |
|---|---|---|---|
| Bebida o envasado que compras hecho | No transformado + Controlar stock | El propio producto | No aplica |
| Plato que se cocina al pedirlo | Transformado + receta del POS (insumos) | Los insumos de la receta | Al vender |
| Preparación hecha por tandas | Transformado + receta técnica (Producción) | La preparación producida | Al terminar la orden de producción |
| Plato sin receta ni stock | Transformado, sin insumos | Nada | No se controla |
Lo que nunca debe pasar (y cómo evitarlo)
Doble descuento
Es lo que ocurriría si descontáramos los insumos al producir y también al vender. El sistema lo evita solo: una preparación con receta técnica descuenta su propio stock al venderse.
Producto sin descuento
Un plato transformado sin insumos en su receta y sin control de stock no descuenta nada. Si quieres controlarlo, agrégale su receta o conviértelo en preparación de Producción.
Productos con stock propio (casos A y C): en el POS muestran Quedan 12 o Sin stock, y el sistema no deja despachar más unidades de las que hay. Los movimientos de inventario (ajustes de salida, transferencias, producción) tampoco permiten dejar un ítem en negativo: te avisan “Stock insuficiente de…”.
Platos con receta del POS (caso B): el POS no te muestra “Quedan N” del plato (el stock está en sus insumos), así que no avisa al mozo si falta un ingrediente. Por eso es clave revisar los insumos bajo el mínimo en Inventario → Stock y reponer con compras o con un ajuste con motivo.
Todo lo que mueve el inventario
Cada vez que el stock sube o baja queda un renglón en el kárdex (Stock y kárdex) con fecha, usuario, cantidad y costo. Estos son los únicos orígenes posibles:
| Movimiento | Efecto | Dónde se hace |
|---|---|---|
| Compra | Sube | Compras |
| Venta en POS | Baja (producto o insumos según el caso) | Punto de venta |
| Anulación de venta | Revierte el descuento | POS / Facturación |
| Producción terminada | Bajan insumos y sube la preparación | Producción |
| Ajuste de entrada | Sube (stock inicial, devolución de cliente, ajuste) | Inventario → Ajustes |
| Ajuste de salida | Baja (merma, vencido, consumo interno, devolución a proveedor, ajuste) | Inventario → Ajustes |
| Transferencia entre sedes | Baja en el origen, sube en el destino al recibir | Transferencias |
El costo: ¿a cuánto sale cada cosa?
Cada entrada guarda su costo. Al salir, el sistema valoriza según el método elegido para tu empresa:
- PEPS (FIFO): sale primero lo que entró primero, con el costo de ese lote.
- Promedio ponderado: el costo se mezcla y se promedia con cada compra.
Así, los reportes de Rentabilidad comparan el costo teórico (lo que dice la receta) con el costo real (lo que realmente se gastó) y te muestran dónde se pierde dinero.
Casos de la vida real
Mi cocinero hizo más salsa de la que dice la receta
Al terminar la orden de producción registra la cantidad real consumida de cada ingrediente y las unidades que rindió. El sistema calcula el costo real por unidad y lo compara con el teórico en Producción → Teórico vs. real.
Se cayó o se malogró una preparación
Haz una salida por ajuste con motivo Merma o desperdicio. Aparecerá en el informe “Dónde se pierde más” de Rentabilidad.
Se venció un producto
Registra una salida con motivo Producto vencido, eligiendo el lote. Antes de que ocurra, revisa Lotes y vencimientos para sacar primero lo que vence antes.
Cocina o personal consumió insumos (comida del personal)
Salida con motivo Consumo interno. Así no se confunde con una pérdida.
Compré sin registrar la factura todavía
El stock no sube hasta que registres la compra. Si el almacén necesita vender ya, haz una entrada por ajuste y luego regulariza.
Hice una producción por error
Puedes anular la orden. El sistema revierte los dos movimientos (consumo y entrada), pero solo si lo producido aún no se usó ni se vendió.